Mindpoint

Di: Dr. Donald E. Wetmore

Donald E. Wetmore analizza 5 errori che vengono comunemente commessi nella gestione quotidiana del nostro tempo.

 

Nei miei trent'anni di consulenza e conferenze sul Time Management (gestione del tempo) ho visto fare molte delle cose che bisogna evitare per incrementare la nostra produttività. La gestione efficace del tempo non implica necessariamente lavorare "più duramente", ma piuttosto "in maniera più intelligente". E per ottenere molto di più dalle nostre giornate, non abbiamo bisogno di moltiplicare i nostri sforzi. Per esempio, in una corsa di cavalli, il primo classificato potrebbe ricevere un premio di 50.000 dollari, mentre il secondo potrebbe ricevere un premio di 25.000 dollari. Il primo cavallo riceve un premio doppio rispetto al secondo, non perché abbia percorso una distanza doppia o abbia corso ad una velocità doppia. È arrivato soltanto primo per una "incollatura". Lo stesso vale per i risultati che ottenete ogni giorno. Non abbiamo bisogno di correre il doppio o ad una velocità doppia o di sforzarci il doppio per aumentare significativamente i nostri successi quotidiani. Abbiamo soltanto bisogno di arrivare "una incollatura" oltre il punto in cui già siamo. Siamo tutti produttivi durante le nostre giornate. Non potremmo soddisfare le richieste di questo nostro mondo se non lo fossimo. La vera sfida è: quanto più produttivo posso diventare? La gran parte della nostra gestione del tempo ha più a che fare con ciò che non stiamo facendo, piuttosto che con ciò che stiamo facendo. Alcune volte i nostri errori ed omissioni ci impediscono di procedere alla velocità massima.
Ecco i cinque peggiori errori che dobbiamo assolutamente evitare per poter incrementare i nostri successi sia sul lavoro che fuori, in meno tempo e con meno stress.

Iniziare la giornata senza un piano d'azione.

Inizierai la tua giornata rispondendo alla voce più forte ed utilizzerai il tuo tempo in maniera difensiva, rispondendo a ciò che gli altri e gli eventi ti chiedono. È come se fosse la coda a far scondinzolare il cane. Se c'è, nella tua vita, un vuoto di leadership nella gestione del tempo, qualcuno occuperà questo vuoto; non che si tratti di persone cattive, il fatto è che gli altri si prendono tutto il tempo che tu concedi loro. Alla fine potresti aver lavorato duramente, ma non avere fatto un numero sufficiente di cose giuste. Gestione efficace del tempo non significa fare le cose sbagliate in meno tempo. Questo non ci porta da nessuna parte... soltanto più velocemente. Gestione efficace del tempo significa fare le cose giuste.

Vivere la tua vita con squilibrio.

Le nostre vite sono fatte di sette aree vitali: la salute, la famiglia, le finanza, l'area intellettuale, quella sociale, quella professionale e quella spirituale. Non è necessario spendere del tempo ogni giorno in ciascuna area, o spendere lo stesso ammontare di tempo per ogni area. Se, però, nel lungo periodo, dedichiamo tempo sufficiente (sia qualitativamente che quantitativamente) a ciascuna area, le nostre vite saranno in equilibrio. Se, al contrario, trascuriamo alcune aree (non importa se due o tre) comprometteremo, alla fine, il nostro successo. Funziona più o meno come un tavolo: se una gamba è più lunga delle altre, tutto il tavolo diventa instabile. Se non ci prendiamo del tempo per la nostra salute, la nostra vita familiare e sociale ne risentiranno. Se la nostra area finanziaria non è equilibrata, non saremo in grado di focalizzarci adeguatamente sugli obiettivi professionali, eccetera.

Lavorare su una scrivania (o un'area di lavoro) disordinata

Alcuni studi hanno dimostrato che le persone che lavorano su una scrivania disordinata spendono, in media, un'ora e mezza al giorno cercando cose o lasciandosi distrarre dalle cose. Sono sette ore e mezza a settimana. (Si dice: "Lontano dalla vista - lontano dalla mente". Ma è vero anche il contrario: "Sotto i nostri occhi - nella nostra mente"). E non si tratta di un blocco continuo di un'ora e mezza, ma un minuto perso ora, un minuto tra un po', e come un rubinetto dell'acqua calda che perde, goccia a goccia: non sembra una grande perdita, ma alla fine della giornata, abbiamo buttato dallo scarico litri di acqua calda che paghiamo per riscaldare.
Se hai visitato l'ufficio di qualche top manager, ti sarai accorto che, probabilmente, questa persona lavora su una scrivania pulita e sgombra. Molti lo attribuiscono al fatto che questi manager possono delegare ai membri del loro staff. Anche se potrebbe esserci del vero, nella maggior parte dei casi, se potessimo tornare indietro nel tempo e nella carriera di questi manager, probabilmente noteremmo che loro lavorano da sempre con una scrivania sgombra. Questo ha dato loro la possibilità di concentrarsi sui loro obiettivi ed ottenere le promozioni che li hanno portati ad occupare le posizioni odierne.

Non dormire a sufficienza

Alcuni studi hanno mostrato come circa il 75% di noi si lamenta regolarmente, giorno dopo giorno, di sentirsi esausto. La maggioranza delle persone dorme per un tempo sufficiente, ma il loro sonno manca di qualità. I loro giorni sono pieni di stress, squilibrati, passati lavorando più duramente, ma probabilmente meno efficacemente: tutte cose che rendono difficile trascorre una notte di sonno profondo. (Alcuni, semplicemente, non si prendono tempo sufficiente per dormire). Se pianificherai le tue giornate, quindi lavorerai secondo i tuoi piani, il tuo lavoro sarà più produttivo, proverai un maggior senso di soddisfazione, sentirai minore stress e ti godrai un sonno più riposante.

Non prendere una pausa per il pranzo

Molte persone non si prendono una pausa per il pranzo: lavorano nella speranza che questo gli dia più tempo per produrre risultati. Alcuni studi hanno dimostrato che potrebbe funzionare meglio il contrario. Dopo aver svolto il nostro lavoro per alcune ore, cominciamo ad essere meno efficaci. Certamente, potremmo lavorare all'ora di pranzo ed essere produttivi, ma non è questo il problema. Il problema è "quanto più produttivi" potremmo essere. Una pausa pranzo, anche soltanto di quindici minuti, ci dà la possibilità di ricaricare le nostre batterie per essere più efficaci nell'affrontare e gestire tutte le sfide che ci proporrà il pomeriggio. Siamo, quindi, meno propensi a rimandare alcune di queste attività difficoltose, e questo, nel lungo periodo, può produrre una importante differenza nella nostra produttività personale.

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