Mindpoint

Di: Marina Fabiano

Marina Fabiano, personal e business coach, stimola ad un uso più consapevole e produttivo del tempo

 

"Non ho tempo", frase fatta, esternata con disappunto, che spesso accompagna la nostra giornata. Ma è proprio così vero? Non è forse frutto della nostra angosciosa ricerca verso il fare troppo? Sappiamo bene che programmare le nostre attività è un investimento necessario, eppure non ci decidiamo a farlo, perché non abbiamo il tempo (ed il coraggio) di fermarci periodicamente a riflettere e pianificare. I nemici della buona gestione del tempo siamo noi stessi, quando crediamo che affannarsi sia sinonimo di creare operosità importante, quando decidiamo di giustificare lo scorrere delle ore lavorative con inconcludente frenesia.

Facciamo insieme un elenco dei più noti ladri di tempo, certi che a ben cercare saremmo capaci di dissotterrare molti altri reperti di simile refurtiva:

Il telefono-aguzzino
Primario ladro di tempo in assoluto. Abbiamo finalmente ottenuto quell'appuntamento a cui davamo la caccia da settimane, siamo a tu per tu con il personaggio-chiave del nostro progetto, in procinto di esporre l'idea grandiosa che ci avvicinerà alla sognata promozione, ed ecco che un ladro qualsiasi, trillando di prepotenza, si appropria dei nostri preziosi minuti e ci defrauda dell'attenzione dell'interlocutore. Questo è un caso tipico. Altro esempio è rappresentato dal nostro telefono, sempre allegro e squillante, talvolta portatore di novità attese, spesso latore di frasi senza senso che siamo comunque obbligati ad ascoltare. Ma cosa contengono queste telefonate che scandiscono inaspettate ed infinite le ore migliori della giornata? Spesso si tratta di chiacchiere, e ci facciamo trascinare in lunghe discussioni, mentre sarebbe saggio puntare l'attenzione su informazioni, domande, risposte precise. Altre volte è la nostra generosità che ci trascina nel baratro dell'inconcludenza, la nostra disponibilità infinita che ci obbliga moralmente a tenere la porta aperta ed il telefono incollato all'orecchio. Il desiderio di sapere tutto, di immergerci nei dettagli di ogni operazione, di farci coinvolgere ad ogni passo, certo non aiuta a difendere il terreno del lavoro efficace. Conversazioni improvvisate, ritrosia nel terminare la telefonata, poco realistica percezione dei minuti che fuggono, scarsa attenzione alle priorità, contribuiscono a fare del telefono il nostro nemico numero uno.

Le riunioni-fiume
Gran perdita di tempo, le riunioni. A meno che non si impari a strutturarle, nel qual caso diventano un ottimo sistema per prendere decisioni rapide in compagnia e scambiarsi con efficacia le informazioni dell'ultimo momento. Errori di base:
* Mancanza di un'agenda: non definire la sequenza degli argomenti da trattare significa saltare di palo in frasca, parlare di tutto e poi di niente, dedicare troppo tempo agli elementi meno importanti, concludere in fretta perché è ora di terminare.
* Numero troppo elevato di riunioni: basta pianificare bene pochi incontri e le altre svaniranno nell'universo dell'inutile.
* Partecipanti sbagliati: meglio invitare solo chi può apportare un contributo valido e prendere decisioni, tutti gli altri possono partecipare ma senza diritto di parola.
* Iniziare con ritardo: tipico ma non scusabile; perché l'arte del ritardo ci affligge così impunemente?
* Chiacchiere senza senso: va bene socializzare, ma solo per pochi minuti, poi si passa con determinazione ai lavori in corso.
* Nessuna relazione scritta: il fantomatico resoconto della riunione in realtà serve in quel momento (per stabilire quali punti sono stati discussi), è indispensabile per la stesura della prossima riunione (di cosa abbiamo parlato, di cos'altro dobbiamo ancora parlare), è assolutamente necessario per ricordare a chi deve fare qualcosa che deve farlo entro un certo termine.

Se fatte bene, le riunioni sono efficaci ed utilissime, altrimenti rappresentano un ammontare incredibile di tempo buttato al vento, meglio utilizzabile per fare altro.

Scarsa gestione delle priorità
Spesso il bravo manager, quello che ha seguito i corsi di "time management" o che ha letto gli ultimi libri sull'efficacia del miglioramento personale, inizia la giornata stilando la lista delle priorità. E' come la lista della spesa, base dell'approvvigionamento casalingo che regolarmente si dimentica a casa, così anche al supermercato andiamo a braccio sperando che il nostro cervello stressato si ricordi tutto. Questa lista professionale dei lavori da fare immediatamente, di quelli da iniziare in vista della prossima riunione, delle attività su cui riflettere per migliorare un certo rendimento operativo, delle telefonate improrogabili, finisce immediatamente sotto un mare di altre carte, quelle che l'uso del computer ci aveva promesso che sarebbero scomparse. E a fine giornata ammicca irridente ai nostri sforzi di gestire le priorità secondo una tabella di marcia programmata.

Mancanza di delega
Tasto dolente del buon management. In realtà la carenza di delega si esprime nelle modalità e situazioni più disparate. A partire dal timore di consegnare parte delle nostre attività a chi forse non è in grado di espletarle al meglio (e qui possiamo inserire altri pensieri più o meno realistici: anche noi abbiamo imparato sbagliando, cerchiamo di spiegare con chiarezza e permettiamo qualche errore ai nostri collaboratori; la delega efficace è figlia della formazione adeguata). Smettiamola di farci coinvolgere nel dettaglio più banale, assegniamo compiti ed obiettivi, con precisione, e controlliamo l'andamento delle operazioni solo di tanto in tanto, non ogni minuto, altrimenti tanto vale che facciamo tutto da soli (a discapito della volontà di delegare). Ed infine, a chi delegare? Certo che avere il numero giusto di risorse e le risorse giuste sarebbe il massimo, ma spesso abbiamo a che fare con i collaboratori che ci ritroviamo, che abbiamo ereditato o che ci siamo scelti troppo in fretta. Beh! Non perdiamoci d'animo e cerchiamo di dare fiducia alle persone che ci circondano con un occhio attento alla loro formazione e due occhi concentrati ad evitare errori madornali, con la precisa intenzione di scaricare a valle della catena gerarchica tutto ciò che riteniamo usurpi il tempo da dedicare alle riflessioni strategiche.

Comunicazione vacillante
Non mi stancherò mai di enfatizzare l'importanza della preziosa comunicazione. Scarsa o distorta comunicazione significa tempo perduto non recuperabile. Qualche esempio:
* Comunicare ciò che non serve a nessuno: basta indagare sulle reali necessità degli interlocutori e trasmettere solo ciò che è utile.
* Linguaggio incomprensibile: inutile perdere tempo nel costruire pagine di paroloni opachi, non servirà a dimostrare la nostra cultura ma contribuirà ad innescare ulteriori chiacchiere esplicative.
* Indecisione o ritardo nel fornire risposte. La catena della comunicazione è semplice: c'è una domanda a cui dovrebbe seguire una risposta - più o meno articolata - in tempi brevi. Nel caso la catena si interrompa, o diventi elastica, il processo provoca dilatazioni di tempo che si ripercuotono a boomerang.
* Mezzi di comunicazione inappropriati: se il messaggio deve circolare, non c'è sistema migliore della posta elettronica. Se la domanda vuole una risposta corta, ecco che il telefono è più che adeguato. La riunione è il metodo eccellente per decisioni condivise. L'uso degli appunti è vitamina per la nostra memoria affaticata.

Impariamo a dire NO
Se riusciamo a non farci sopraffare dal desiderio di sciorinare la nostra infinita conoscenza, di improvvisare un'ennesima lezione di management, di risolvere i problemi degli altri anziché far loro intravedere le possibili soluzioni, di sentirci importanti perché tutti vengono da noi a chiedere lumi, di non sapere bene come si fa a dire di NO senza apparire sgradevoli, guadagneremo tonnellate di tempo insostituibile.

La montagnola degli obiettivi mai raggiunti
Tutti noi abbiamo stipato in qualche armadio lo scheletro degli obiettivi mai portati a termine. Questi compiti, a suo tempo, hanno significato impegni di giorni, persone, riunioni e denaro. Poi non se n'è fatto nulla, questi progetti sono andati ad ammonticchiarsi su scaffali nascosti e polverosi. Decidiamo con riflessione, pianifichiamo con metodo, e questo sarà tutto tempo nuovo, appena guadagnato.

Le urgenti crisi quotidiane
Poi tutto crolla di fronte alle emergenze, alle crisi quotidiane che ci fanno appallottolare la lista delle priorità e gettarla con rabbia nel cestino. Occorre imparare a distinguere tra urgenze urgenti e compiti importanti. Stabilire le priorità, e seguirle con determinazione, delegare e comunicare con precisione, aiuta a rallentare l'ondata di gravi necessità che ci assalgono quando entriamo in ufficio o ci raggiungono inesorabili ovunque noi siamo. Anche accettare troppi impegni, obiettivi troppo assillanti, compiti troppo a breve termine, alimenta con costanza il fuoco ravvicinato che non ci consente di pensare. Pianificare i tempi e programmare le azioni, devono diventare le nostre parole d'ordine prima di includere qualsiasi novità nel cestino delle cose da fare. Prevenire è meglio che curare. Prendere decisioni significa pensare attentamente alle conseguenze, quindi attenzione alle decisioni affrettate che ci si possono rivoltare contro con tempi imprevisti di coinvolgimento. Una parola a favore della qualità: quanto costa rimediare ad un errore che poteva essere evitato se avessimo ragionato per tempo? Troppo, almeno per quanto riguarda il nostro prezioso tempo.

Ed in ultimo non dimentichiamo la disorganizzazione personale. Prima avevamo una segretaria, angelo custode delle nostre carte ordinate e dei raccoglitori aggiornati. Ora abbiamo a che fare con un computer, che ascolta poco, pretende molte istruzioni e non porta neppure il caffè. L'ordine, il metodo, la programmazione, sono stati mentali. Ci vuole veramente poco - determinazione e impegno - per crearsi una base di lavoro organizzato, sulla quale far ruotare le priorità e prendere velocemente, ma riflettendo, le decisioni più idonee. E se proprio mantenere l'ordine è fatica, beh! questo compito lo potremmo delegare….

Infine, Vi invito a rispondere a qualche domanda come punto di partenza del vostro programma di recupero del tempo futuro:

1. Tra gli argomenti esposti, quali sono quelli che rispecchiano sicuramente vostri comportamenti da ottimizzare? Sceglietene tre.
2. Quali azioni a breve termine potete pianificare per migliorare la vostra personale gestione del tempo?
3. Pensate ad altri fattori ladri di tempo che vorreste eliminare.

Se sarete capaci di partire con il piede giusto, il guadagno di tempo è assicurato.